Qué es una proforma invoice (y por qué no te protege)

Qué es una proforma invoice

Si has pedido presupuesto a un proveedor chino, ya tienes una: un documento de una página con el logo de la fábrica, la descripción del producto, el precio, las condiciones de pago y unos datos bancarios. Es la proforma invoice, el documento más recibido y el más malinterpretado de la importación. Malinterpretado porque mucha gente la trata como un contrato, y no lo es: es una oferta. La diferencia cuesta dinero.

Qué contiene una proforma (y qué no)

Una proforma típica contiene:

• Descripción del producto, cantidad y precio unitario.
• El Incoterm (FOB, EXW...) y el puerto de carga.
• Las condiciones de pago: normalmente el clásico 30 % de anticipo y 70 % antes del embarque.
• Un plazo de producción estimado y la validez de la oferta.
• Los datos bancarios para la transferencia.

Fíjate en lo que no contiene, porque ahí vive el problema:

• Especificaciones vinculantes. "Igual que la muestra" no es una especificación. Sin fichas técnicas anexadas, tolerancias y una contra-muestra aprobada, el producto final solo tiene que parecerse a la foto del catálogo.
• Penalización por retraso. El plazo de la proforma es una estimación sin consecuencias. Si se retrasa dos meses, no hay cláusula que te compense.
• Criterio de aceptación de la mercancía. Nada define cuándo el producto se considera conforme ni qué pasa si no lo es. Es la trampa de la aceptación tácita: la cuento en la cláusula que convierte tu silencio en aceptación.
• Jurisdicción. No dice dónde ni cómo se resuelve un conflicto. Sin esa cláusula, reclamar es un laberinto (tema aparte sobre el que escribiré: la jurisdicción en Yiwu).
• El sello rojo. La mayoría de las proformas van firmadas por un comercial, sin el sello de empresa que en China compromete a la persona jurídica. Es la diferencia que explicaré en un próximo artículo: por qué el sello rojo vale más que la firma.

Por qué una proforma no te protege

La proforma es un documento unilateral: lo emite el vendedor, para el vendedor. Sirve para tres cosas legítimas: fijar la oferta, pedir la licencia de importación si la necesitas y dar la orden de pago al banco. Lo que no hace es obligar a la fábrica a nada más allá de su palabra.

Esto tiene una consecuencia que casi nadie ve hasta que llega: el 70 % final que pagas contra copia del conocimiento de embarque se paga antes de ver la mercancía. Si la proforma no liga ese pago a una inspección superada, has pagado a ciegas. La estructura de pago y sus variantes las desarrollo en 30/70 o 100 por adelantado y en pago contra documentos de embarque.

Y cuando algo va mal con solo una proforma en la mano, tu única vía real es la relación con el proveedor. No es poco: una buena relación resuelve más problemas que muchos contratos (lo cuento en cómo se resuelven las reclamaciones en China). Pero una relación no se ejecuta ante un tribunal.

De proforma a contrato: lo mínimo que hay que añadir

No hace falta un documento de cincuenta páginas. Hace falta que un papel breve, en chino y en español, diga las cosas que importan:

1. Nombre legal exacto de ambas empresas, tal como figuran en el registro.
2. Especificaciones completas como anexo, con la contra-muestra aprobada.
3. Plazo de embarque con penalización real por retraso.
4. Pagos ligados a eventos verificables: inspección, embarque, documentos.
5. Jurisdicción y vía de resolución de conflictos.
6. El sello rojo de la empresa, no solo la firma del comercial.

Los detalles que se escapan incluso en contratos aparentemente serios serán tema de un próximo artículo: los 5 puntos del contrato que nadie revisa.

Importar de China es un negocio de información, no de precios: saber que tu proforma es una oferta y no un contrato es información que convierte tu primer pago en una decisión, no en un acto de fe.

Siguiente paso

Si tienes una proforma encima de la mesa y un primer pago pendiente, no la conviertas en transferencia todavía: conviértela en contrato. Escríbeme a ana@anaxu.me y te respondo en 24 horas; reviso y redacto contratos en chino y en español con el equipo legal, para que lo que te han prometido sea lo que llegue.